เทคนิคการประชุมที่ช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น
เคยไหมที่การประชุมหนึ่งชั่วโมงไม่ได้อะไรเลยนอกจากความเหนื่อยล้า? แถมบางครั้งยังยืดเยื้อเกินเวลาจนสมองหมดแรง?
การประชุมที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้นและเพิ่มความสำเร็จของโครงการได้ แต่การประชุมที่ยืดเยื้อและไม่มีประสิทธิภาพก็สามารถทำให้ทีมงานหมดกำลังใจและเสียเวลาได้
ลองมาดูกันว่าเราจะทำให้การประชุมของเราให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไรโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น
1. เตรียมตัวล่วงหน้า
การเตรียมตัวที่ดีเป็นรากฐานสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ยิ่งเรามีการเตรียมพร้อมมากเท่าไร ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะยิ่งใกล้เคียงกับเป้าหมายมากขึ้นเท่านั้น หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพคือการส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้า เช่น วาระการประชุม ข้อมูลพื้นฐาน และเอกสารที่จำเป็น เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีเวลาเตรียมความพร้อมและสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการอธิบายรายละเอียดในที่ประชุมและทำให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น
อย่างไรก็ตาม การคาดหวังให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนอ่านเอกสารทั้งหมดล่วงหน้าอาจเป็นเรื่องยาก เจฟฟ์ เบซอสจาก Amazon ได้ใช้ 6-page memo เพื่อสรุปข้อมูลสำคัญในการประชุม ซึ่งเป็นแนวทางที่น่าสนใจและสามารถปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรของเราได้
2. จดบันทึกการสนทนาอย่างมีประสิทธิภาพ
ในการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบหรือการคิดสร้างสรรค์ มักจะมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่หลากหลายและซับซ้อน การจดบันทึกข้อมูลอย่างละเอียดจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในอนาคต การมอบหมายให้บุคคลหนึ่งทำหน้าที่จดบันทึก หรือการใช้เครื่องมือช่วยในการบันทึกข้อมูล เช่น การบันทึกเสียงและการถอดความ จะช่วยให้การสื่อสารและการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
3. ลดการแก้ไขงานในที่ประชุม เก็บไว้ทำทีหลัง
การปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขงานในระหว่างการประชุมอาจทำให้การประชุมล่าช้าและลดประสิทธิภาพลง ทางที่ดีคือรวบรวมความคิดเห็นทั้งหมดจากที่ประชุมแล้วนำไปทำการแก้ไขนอกเวลาประชุม วิธีนี้จะช่วยให้สามารถพิจารณาและวิเคราะห์ความคิดเห็นได้อย่างรอบคอบ และทำให้การตัดสินใจที่เกิดขึ้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การแยกกระบวนการคิดและกระบวนการทำออกจากกันจะช่วยให้สามารถสร้างสรรค์ผลงานที่มีคุณภาพได้ดียิ่งขึ้น
4. ใช้การทำงานแบบ Asynchronous
การประชุมแบบเดิมๆ ที่ต้องการให้ทุกคนพร้อมเพรียงกันอาจเป็นเรื่องยากและทำให้เสียเวลา การเปลี่ยนมาใช้การทำงานแบบ Asynchronous ซึ่งทุกคนสามารถให้ความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะตามเวลาที่สะดวกของตนเอง เป็นวิธีที่ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการประสานงาน นอกจากนี้ยังทำให้สามารถรับข้อมูลที่มีคุณภาพและรอบคอบมากขึ้น โดยไม่ต้องเร่งรัดในการประชุมแบบสด
ลองใช้เครื่องมือที่เหมาะสม เช่น Google Docs, Slack, Microsoft Teams หรือ HTCH (”hatch”) และส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานแบบใหม่ในองค์กร แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานอาจต้องใช้เวลาในการปรับตัว แต่ผลลัพธ์ที่ได้จะคุ้มค่าแน่นอน
บทสรุป: บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
เวลาของคุณเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุด การใช้เวลาในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพโดยการเตรียมตัวล่วงหน้า จดบันทึกอย่างละเอียด หลีกเลี่ยงการแก้ไขในที่ประชุม และเปิดรับการทำงานแบบ Asynchronous จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการดำเนินงาน และให้คุณสามารถใช้เวลาที่เหลือไปกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ
ตอนนี้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นแล้ว คุณจะใช้มันอย่างไร?
Work with different file formats, including 3D models? Spend too much time on admin works?
HTCH (”hatch”) helps you keep notes & organise projects – all in one place ✅
Learn more – https://www.htch.app/
