เวลาเป็นเงินเป็นทอง… เจ้าของต้องหัดบริหารแบบนี้

อยากทำธุรกิจสำเร็จได้ ต้องบริหารเวลาให้เก่งก่อน

ใครเป็นเจ้าของจะรู้ดี ยิ่งธุรกิจดีไซน์โตเท่าไหร่ ก็ยิ่งรู้สึกเวลาหมดไว แต่ละวันมีเรื่องต้องทำมากมาย จนบางทีอยากให้มีมากกว่า 24 ชั่วโมง 

มาถึงตรงนี้สงสัยไหมว่า บรรดา CEO ชื่อดังเค้าจัดตารางชีวิตให้ลงตัวอย่างไร ทั้งๆ ที่มีเวลาจำกัดเท่ากัน กุญแจสู่ความสำเร็จของคนเหล่านั้นมาจากการบ่มเพาะทักษะ Time Management ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ว่าจะอยู่ในจุดที่ภารกิจรัดตัวแค่ไหน

และนี่คือ 8 เทคนิคบริหารเวลาง่ายๆ แต่ได้ผลมาก อยากงานดีชีวิตปัง เริ่มเปลี่ยนกันตั้งแต่วันนี้เลย 

1) เริ่มวันด้วยงานสำคัญสุดเสมอ

เรามีเวลาแต่ละวันจำกัด การจัด Priority จึงจำเป็นมาก Mark Zuckerberg เจ้าของ Meta จะทำ To Do List หลังตื่นนอนทุกเช้า โดยเขาเริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่า อะไรคือสิ่งสำคัญสุดของวัน และสิ่งไหนสำคัญรองลงมา ก่อนจะเริ่มวางแผนการทำงานก่อนหลัง เสริมอีกนิดว่า ถ้าอยากให้เกิดประสิทธิผลเต็มที่ ควรทำสิ่งสำคัญและเร่งด่วนขณะเปี่ยมด้วยพลังโฟกัส ความคิดยังไม่กระจัดกระจาย หรือก่อนเช็คโซเชียลมีเดียได้ยิ่งดี การลำดับ Priority ให้เป็นนิสัยจะลดความสับสนวุ่นวายจากงานที่ถาโถมได้เยอะทีเดียว

2) หมั่นพักเบรคระหว่างวัน

คนทำงานดีไซน์ต้องหมั่นเติมเชื้อเพลิงให้สมอง มีงานวิจัยด้าน Productivity ตั้งแต่ปี 1995 ยืนยันว่า สมองเราทำงานเป็นรอบ และเมื่อจดจ่อกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งครบ 90 นาที จะรู้สึกเหนื่อยล้าไป 20 นาที นี่เป็นเวลาที่ควรพักสมอง (90-Minute Defocus Rule) ซึ่งสอดคล้องกับสูตรแบ่งเวลาแบบ Pulse and Pause ของ Tony Schwartz ผู้ก่อตั้ง Energy Project ที่แนะนำให้มนุษย์ทำงานหยุดพักชาร์จพลังทุก 90 นาทีตลอดวัน เทคนิคนี้จะช่วยให้สมองสูบฉีดความคิดสร้างสรรค์เต็มเม็ดเต็มหน่วยมากขึ้น 

3) คุมอารมณ์ติสท์ให้เป็นนิสัย

สมองฝั่งครีเอทีฟเป็นกลไกที่ไร้สวิตช์ปิดเปิด มีจังหวะไอเดียบรรเจิดไม่เป็นเวลา แต่ผลพวงน่ากลัวของการเสพติด “ช่วงไอเดียลื่นไหล” คือนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง (Procrastination) ที่คนหัวศิลป์ชอบใช้เป็นข้ออ้างเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดหวังจากการรังสรรค์ผลงานไม่โดนใจ ฉะนั้น เมื่อเริ่มเถลไถล ให้รีบจัดการอารมณ์ด้วยการเปลี่ยนบรรยากาศที่ทำงาน เพิ่มระยะห่างระหว่างตัวเองกับสิ่งล่อใจ หรือใช้วิธีทำ Deep Work ลุยงานนั้นเต็มที่ 90 นาที ค่อยให้รางวัลตัวเองเมื่อเสร็จสำเร็จตามเป้า

4) จำกัดชั่วโมงการประชุม

หนึ่งกิจกรรมทำเจ้าของธุรกิจเสียเวลาคือการประชุมสะเปะสะปะ Elon Musk บอสใหญ่ Tesla และ SpaceX มองว่าการคุยงานที่บ่อยเกินความจำเป็นนั้นสร้างความเสียหายต่อองค์กร จึงเลือกจัดประชุมน้อยที่สุด และอนุญาตให้พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องเดินออกจากห้องประชุมได้ นอกจากจุดประสงค์การประชุมจะต้องชัดเจน ผู้บริหารยังควรกำหนด Agenda ระยะเวลาและผู้เข้าร่วม รวมถึงเตรียมข้อมูลสำหรับประชุมให้พร้อมทุกครั้ง เพื่อให้พูดคุยอย่างตรงประเด็น ไม่ยืดเยื้อหรือออกทะเลระหว่างทาง 

5) ลงทุนกับเครื่องมือลดภาระงาน

Productivity ในองค์กรเป็นฟันเฟืองหลักของธุรกิจ และเจ้าของก็มีส่วนในการส่งเสริมผลิตภาพได้ นอกจากโปรแกรมไฟลต์บังคับด้าน Creativity ซอฟต์แวร์ยกระดับ Productivity ก็มีประโยชน์ต่อบริษัทดีไซน์มาก เพราะเครื่องมือเหล่านั้นสามารถจัดระเบียบชิ้นงาน ติดตามสถานะของโครงการ เพิ่มประสิทธิภาพในการเก็บข้อมูล ลดทอนปัญหาสื่อสารทับซ้อนภายใน แถมยังช่วยออกเอกสารยิบย่อยที่น่าเบื่อหน่าย ป้องกันเจ้าของสายครีเอทีฟจากภาวะหมดไฟเพราะงานซ้ำซากได้

6) หาโอกาสพัฒนาความคิดสร้างสรรค์

เจ้าของกิจการดีไซน์ควรหมั่นแสวงหาแรงบันดาลใจ ก่อร่างสร้างไอเดียใหม่ๆ และพัฒนาทักษะในสายงานอยู่ตลอดเวลา การอ่านหนังสือ เดินทาง ชมสิ่งบันเทิงที่สร้างสรรค์ หรือเข้าร่วม Networking Event กับคนคอเดียวกัน ล้วนเป็นเหมือนมีดลับขวานให้คม แม้แต่ดีไซเนอร์เจ้าของแบรนด์แฟชั่นในตำนานอย่าง Giorgio Armani ก็หาแรงบันดาลใจจากโลกภาพยนตร์ตั้งแต่เข้าวงการ ถึงขั้นกล่าวว่า “ผมมักสงสัยว่าชีวิตจะเป็นอย่างไรหากขาดภาพยนตร์ แน่นอนว่าคงไม่ได้เป็นผู้ชายและนักออกแบบเช่นทุกวันนี้” 

7) อยู่กับปัจจุบันขณะให้ได้

คิดการใหญ่ ใจต้องนิ่ง ไม่ว่าจะเกิดอะไร จงพยายามตรึงสติไว้กับปัจจุบัน หมั่นเคลียร์ข้อมูลรกสมองให้เหลือแต่เรื่องที่เป็นสาระ และไม่เสียเวลาจมปลักกับข้อผิดพลาด นอกจากเก็บเป็นบทเรียนสำหรับตัดสินใจในอนาคต นิสัยนี้ฝึกได้ด้วยการทำสมาธิ ซึ่ง CEO จากโลกตะวันตกอย่าง Bill Gates เจ้าพ่อ Microsoft, Richard Branson ผู้ก่อตั้ง Virgin Group หรือ Jeff Weiner แห่ง Linkedin ต่างปฏิบัติจนสามารถขจัดเรื่องฟุ้งซ่าน รู้เท่าทันความคิด เข้าถึงปัญญาการทำธุรกิจ และกลายเป็นเคล็ดลับขับเคลื่อนความสำเร็จของชีวิต

8) เคารพเวลาพักผ่อนของตัวเอง

เจ้าของธุรกิจไม่เหมือนพนักงานที่มีชั่วโมงเลิกงานชัดทุกวัน ดังนั้น ควรกำหนดขอบเขตเวลาส่วนตัว (Set Healthy Boundaries) ไม่นำงานมาขบคิดหรือกังวลต่อที่บ้าน ซึ่งอาจค่อนข้างท้าทายในยุคที่ติดต่อกันแบบเรียลไทม์ ใครยังสั่งจิตไม่ได้ ลองใช้วิธีเปลี่ยนโหมดมือถือเป็น Do Not Disturb หรือ Sleep เพื่อสร้างจุดสิ้นสุดของหน้าที่ CEO แต่ละวัน ทริคนี้จะช่วยบรรเทาความเครียดจากงาน รักษาสายสัมพันธ์กับคนใกล้ตัว อีกทั้งชาร์จแบตร่างกายให้พร้อมลุยต่อเต็มที่ด้วย